De Europese richtlijn loontransparantie (Richtlijn (EU) 2023/970) moet ervoor zorgen dat mannen en vrouwen gelijk worden beloond voor gelijk of gelijkwaardig werk. Het Nederlandse wetsvoorstel (Kamerstukken 36949) dat deze richtlijn implementeert, heeft gevolgen voor vrijwel iedere werkgever. Werkgevers moeten beschikken over een actueel functiehuis en een deugdelijk functiewaarderingssysteem. Daarnaast krijgen werknemers meer recht op informatie over hun beloning en komen er voor grotere werkgevers rapportageverplichtingen.
Ook de ondernemingsraad krijgt een belangrijke rol. Bij de invoering of wijziging van een belonings- of functiewaarderingssysteem kan instemming van de OR nodig zijn. Bij belangrijke organisatorische wijzigingen kan sprake zijn van adviesrecht.
De implementatie per 1 januari 2027 wordt beoogd. De exacte datum en inhoud kunnen nog wijzigen, omdat het wetsvoorstel nog door de Tweede Kamer moet worden behandeld. Toch is het verstandig om nu al te beginnen. Wat moet u als werkgever concreet regelen?
In het kort
“De beoogde implementatiedatum van de Richtlijn loontransparantie is 1 januari 2027. Werkgevers moeten zich voorbereiden op nieuwe regels over salarisinformatie in vacatures, het verbod op vragen naar het salarisverleden, een functiehuis en functiewaarderingssysteem, informatieverzoeken van werknemers en — vanaf 100 werknemers — loonrapportage. De ondernemingsraad kan bij de invoering van onderdelen instemmingsrecht of adviesrecht hebben.”
Waarom komt er nieuwe regelgeving over loontransparantie?
Het uitgangspunt van gelijk loon voor mannen en vrouwen voor gelijk of gelijkwaardig werk bestaat al. In de praktijk is het echter vaak lastig om vast te stellen of sprake is van een ongerechtvaardigd loonverschil. Werknemers beschikken meestal over onvoldoende informatie over hun eigen beloning, de beloning van vergelijkbare collega’s en de criteria die de werkgever gebruikt bij inschaling en salarisontwikkeling.
De richtlijn moet die informatiepositie verbeteren. Meer transparantie moet helpen om bestaande loonverschillen op te sporen en te voorkomen dat nieuwe verschillen ontstaan.
Wordt een functiehuis en functiewaarderingssysteem verplicht?
Ja. Een belangrijk onderdeel van het wetsvoorstel is dat werkgevers moeten beschikken over een functiehuis en een deugdelijk systeem voor functiewaardering en functie-indeling. Deze verplichting geldt voor alle werkgevers, ongeacht de omvang van de organisatie.
Het functiehuis moet inzicht geven in:
- de functies binnen de organisatie;
- de taken, verantwoordelijkheden en vereiste vaardigheden per functie;
- de onderlinge verhouding tussen functies;
- de functiecategorieën; en
- de bijbehorende salarisschalen.
Het functiewaarderingssysteem moet duidelijk maken hoe de waarde van functies wordt bepaald en welke functies gelijk of gelijkwaardig werk vertegenwoordigen. De waardering moet plaatsvinden aan de hand van objectieve en genderneutrale criteria. In ieder geval moeten vaardigheden, inspanningen, verantwoordelijkheden en arbeidsomstandigheden worden meegenomen.
Ook aanvullende criteria kunnen relevant zijn, zoals opleiding, beroepskwalificaties, ervaring en gedragsvaardigheden. Die zogenoemde soft skills mogen niet worden ondergewaardeerd wanneer zij voor de functie van belang zijn.
Een werkgever voldoet dus niet zonder meer met een verzameling losse functieomschrijvingen. Het functiehuis moet een samenhangend systeem vormen waarmee functies, beloning en loonontwikkeling op een consistente manier met elkaar worden verbonden.
Werkgevers moeten daarom nagaan of:
- alle functies zijn beschreven;
- de feitelijke werkzaamheden overeenkomen met de functiebeschrijving;
- functies volgens een vaste methode worden gewaardeerd;
- gelijk en gelijkwaardig werk op een vergelijkbare manier wordt ingedeeld;
- aan functies of functiecategorieën een passende salarisschaal is gekoppeld; en
- het functiehuis en het functiewaarderingssysteem actueel worden gehouden.
Een cao kan al voorzien in een functiewaarderingssysteem. De werkgever kan daarbij aansluiten, mits het systeem voldoet aan de wettelijke eisen. Als geen cao van toepassing is of de cao onvoldoende houvast biedt, zal de werkgever zelf een passend systeem moeten vaststellen.
Wat zijn de nieuwe regels voor vacatures en sollicitaties?
Werkgevers moeten sollicitanten tijdig informeren over het aanvangsloon of de salarisbandbreedte van de functie. Die informatie moet in ieder geval beschikbaar zijn voordat over het loon wordt onderhandeld.
Daarnaast mogen werkgevers niet meer vragen naar het huidige of eerdere salaris van een sollicitant. Ook het opvragen van salarisstroken van een vorige of huidige werkgever wordt niet toegestaan.
Werkgevers moeten daarom hun werving- en selectieproces aanpassen. Denk aan:
- het opnemen van de salarisrange in de vacature (in ieder geval moet de informatie verstrekt zijn voorafgaand aan het sollicitatiegesprek;
- het verwijderen van vragen over het salarisverleden uit sollicitatieformulieren;
- het aanpassen van interviewformats;
- het instrueren van recruiters en leidinggevenden; en
- het vastleggen van objectieve criteria voor inschaling.
Onderhandelen over het salaris blijft mogelijk. De werkgever moet daarbij uitgaan van objectieve factoren, zoals ervaring, opleiding, relevante vaardigheden en verantwoordelijkheden — en niet van het salaris dat de kandidaat eerder verdiende.
Welke informatie moet een werkgever verstrekken tijdens het dienstverband?
Werknemers krijgen het recht om informatie op te vragen over hun eigen loonniveau en over de gemiddelde beloning, uitgesplitst naar geslacht, van werknemers die gelijk of gelijkwaardig werk verrichten.
Werkgevers moeten werknemers bovendien jaarlijks informeren over dit recht en over de wijze waarop zij daarvan gebruik kunnen maken. Het is daarom verstandig om een vaste procedure in te richten. Daarin moet bijvoorbeeld worden geregeld:
- bij wie een informatieverzoek wordt ingediend;
- binnen welke termijn de werkgever reageert;
- hoe wordt bepaald welke functies gelijk of gelijkwaardig zijn;
- hoe de gemiddelde beloning wordt berekend; en
- hoe de informatie wordt geanonimiseerd en beveiligd.
Werkgevers met 50 of meer werknemers moeten de criteria voor loonontwikkeling gemakkelijk toegankelijk maken voor werknemers. Kleinere werkgevers hoeven deze criteria niet actief toegankelijk te maken, maar moeten loonontwikkeling wel baseren op objectieve en genderneutrale criteria.
Bij de verstrekking van informatie over gemiddelde beloningsniveaus moet de werkgever rekening houden met privacy. Bij kleine functiegroepen kan de informatie namelijk direct of indirect herleidbaar zijn tot individuele werknemers. Het wetsvoorstel bevat voor dit risico geen algemene uitzondering of vaste groepsgrootte. Wel mogen de verstrekte persoonsgegevens uitsluitend worden gebruikt voor de toepassing van het beginsel van gelijke beloning en moet de werkgever de verstrekking beperken tot de noodzakelijke informatie.
Wanneer moet een werkgever rapporteren en een loonevaluatie uitvoeren?
Werkgevers met ten minste honderd werknemers moeten periodiek rapporteren over loonverschillen tussen mannen en vrouwen. Werkgevers met 250 werknemers of meer rapporteren in beginsel jaarlijks. Voor werkgevers met 100 tot 250 werknemers geldt in beginsel een driejaarlijkse rapportageverplichting.
Blijkt uit de rapportage een loonverschil van meer dan 5% dat niet kan worden verklaard door objectieve en genderneutrale criteria? Dan moet de werkgever samen met de werknemersvertegenwoordiging een loonevaluatie uitvoeren. Ongerechtvaardigde verschillen moeten vervolgens worden aangepakt.
Werkgevers vanaf 100 werknemers doen er goed aan nu al te controleren of hun HR- en salarisadministratie de benodigde gegevens kan opleveren. Daarbij moet niet alleen naar het vaste salaris worden gekeken, maar ook naar bonussen, toeslagen en andere looncomponenten.
Wat is de positie van de ondernemingsraad?
De ondernemingsraad moet tijdig bij de voorbereiding worden betrokken. Bij verschillende onderdelen van de implementatie kan sprake zijn van instemmingsrecht.
Artikel 27 WOR noemt onder meer:
- een beloningssysteem;
- een functiewaarderingssysteem;
- een regeling voor personeelsbeoordeling; en
- een regeling over de verwerking en bescherming van persoonsgegevens.
De invoering of wijziging van een functiehuis, functiewaarderingssysteem, beoordelingsregeling of procedure voor het verwerken van beloningsgegevens kan dus instemming van de OR vereisen.
Daarnaast kan sprake zijn van adviesrecht wanneer de implementatie leidt tot een belangrijke wijziging in de organisatie, de verdeling van bevoegdheden of de inrichting van werkzaamheden.
Welke bevoegdheid van toepassing is, hangt af van het concrete besluit. De OR moet in ieder geval niet pas worden geïnformeerd nadat het besluit feitelijk al is genomen. De medezeggenschap moet daadwerkelijk invloed kunnen uitoefenen op het voorgenomen besluit.
Conclusie en take aways
De richtlijn loontransparantie maakt beloning binnen organisaties beter inzichtelijk en controleerbaar. Sollicitanten krijgen eerder informatie over het salaris, werkgevers mogen niet meer vragen naar het salarisverleden en werknemers krijgen meer mogelijkheden om informatie over hun eigen beloning en die van vergelijkbare collega’s op te vragen.
De belangrijkste verandering is dat iedere werkgever moet beschikken over een actueel functiehuis en een functiewaarderings- en indelingssysteem. Daarin moeten functies, functiecategorieën, waarderingscriteria en salarisschalen op een objectieve en genderneutrale manier met elkaar worden verbonden. Voor grotere werkgevers komen daar rapportage- en evaluatieverplichtingen bij.
Take aways:
- Een functiehuis wordt verplicht. Losse functieomschrijvingen of historisch gegroeide salarissen zijn onvoldoende. De werkgever moet kunnen uitleggen waarom functies op een bepaalde manier zijn gewaardeerd en beloond.
- De ondernemingsraad moet vroegtijdig worden betrokken. Bij een belonings- of functiewaarderingssysteem geldt in beginsel instemmingsrecht. Bij belangrijke organisatorische wijzigingen kan adviesrecht aan de orde zijn.
- Begin vóór 1 januari 2027. Het aanpassen van beleid, systemen, functieomschrijvingen en HR-processen vraagt tijd. Een nulmeting maakt duidelijk welke stappen nodig zijn.
Wilt u weten of uw organisatie klaar is voor de nieuwe regels? Laat dan tijdig een loontransparantie-scan uitvoeren. Daarbij kunnen onder meer uw functiehuis, functiewaarderingssysteem, salarisschalen, vacatureprocedures, beloningscriteria en medezeggenschapsverplichtingen worden beoordeeld.
Wilt u meer weten over de gevolgen van de Richtlijn loontransparantie voor uw organisatie? Neem dan contact op met Roelie Conijn of een van de andere arbeidsrechtspecialisten van Van Diepen Van der Kroef advocaten.
Roelie Conijn is advocaat-partner en mediator, gespecialiseerd in arbeidsrecht, waaronder medezeggenschapsrecht, beloningsbeleid en gelijke behandeling.
Verder lezen over dit onderwerp?
Het wetsvoorstel 36949 Wet implementatie Richtlijn loontransparantie mannen en vrouwen
De memorie van toelichting Wetsvoorstel implementatie Richtlijn loontransparantie mannen en vrouwen
