Ontslag op staande voet is de zwaarste maatregel die een werkgever kan nemen. Het betekent dat de arbeidsovereenkomst per direct eindigt, zonder inachtneming van de opzegtermijn en (in beginsel) zonder aanspraak van de werknemer op een transitievergoeding of WW-uitkering. Voor een rechtsgeldig ontslag op staande voet is onder andere een dringende reden vereist: een ernstige gedraging die maakt dat van de werkgever niet langer verlangd kan worden dat de arbeidsovereenkomst wordt voortgezet. De werkgever zal moeten bewijzen dat sprake is van een dergelijke dringende reden.
In dit blog wordt aan de hand van rechtspraak een specifieke situatie besproken, namelijk wanneer misbruik van de tankpas een ontslag op staande voet kan rechtvaardigen en welke betekenis daarbij toekomt aan een duidelijk, kenbaar en consequent gehandhaafd beleid op dat punt. Hoewel een rechter steeds alle omstandigheden van het geval meeweegt, waaronder de aard en ernst van de gedraging, de duur van het dienstverband, de staat van dienst van de werknemer en de persoonlijke gevolgen van een ontslag op staande voet, blijken aspecten omtrent het gevoerde beleid in de praktijk regelmatig van doorslaggevend belang. Bij beschuldigingen van tankpasfraude draait de beoordeling daarom vaak om drie vragen: was er een duidelijk (zero-tolerance)beleid, was dat beleid voldoende kenbaar voor de werknemer en werd het consequent gehandhaafd? De betekenis van die vragen beperkt zich overigens niet tot situatie waarin misbruik wordt gemaakt van de tankpas; zij vormen vaker een terugkerend toetsingskader in zaken waarin de werkgever een ontslag op staande voet baseert op een overtreding van interne regels of beleidsvoorschriften.
Bewust en structureel misbruik
De meest duidelijke categorie betreft situaties waarin een werkgever een helder beleid hanteert ten aanzien van het gebruik van de tankpas, de werknemer met dat beleid bekend was of redelijkerwijs bekend had moeten zijn, en desondanks herhaaldelijk in strijd met dat beleid handelt. Een goed voorbeeld van deze situatie biedt de uitspraak van de Rechtbank Limburg, waarin een werknemer ondanks drie schriftelijke waarschuwingen de tankpas bleef gebruiken voor andere voertuigen dan de bedrijfsauto. De kantonrechter oordeelde dat sprake was van bewust en herhaaldelijk handelen in strijd met duidelijke instructies van de werkgever, hetgeen een dringende reden voor ontslag op staande voet opleverde.
Eenmalig misbruik, maar een waterdicht zero-tolerancebeleid
Niet iedere zaak van tankpasmisbruik betreft structureel misbruik. In sommige gevallen gaat het om een eenmalige overtreding van de regels. Dergelijke gevallen worden vaak vergeleken met zogenoemde bagatelzaken: situaties waarin een werknemer op staande voet wordt ontslagen wegens diefstal of het zich toe-eigenen van goederen met een geringe financiële waarde.
Wanneer een werkgever ook een eenmalige overtreding, zoals één keer privé tanken, met ontslag op staande voet wil sanctioneren, is een duidelijk en consequent gehandhaafd zero-tolerancebeleid essentieel. In dat geval kan zelfs een enkele tankbeurt van beperkte waarde voldoende zijn om een ontslag op staande voet te rechtvaardigen. Een werkgever die zich beroept op een zero-tolerancebeleid zal moeten kunnen aantonen dat het voor een werknemer duidelijk was welke gedragingen verboden waren en welke gevolgen een overtreding zou hebben. Het beleid dient daarom concreet te omschrijven welke vormen van gebruik niet zijn toegestaan, zoals het tanken van een privévoertuig, en dat overtreding van deze regels kan leiden tot ontslag op staande voet.
Het beleid moet bovendien duidelijk worden gecommuniceerd aan werknemers. Bijvoorbeeld door het op te nemen in een (bijlage bij de) arbeidsovereenkomst of in een personeelshandboek dat aan de werknemer wordt overhandigd. Daarnaast is het aan te raden om in het bedrijf aandacht te blijven besteden aan het zerotolerancebeleid. Dit kan bijvoorbeeld in het inwerk- of bedrijfseigen opleidingstraject.
Tot slot is het van belang dat de werkgever het zerotolerancebeleid consequent toepast. Er is zero tolerance; geen tolerantie, geen enkele uitzondering. Gebeurt dat niet, dan kan dit afbreuk doen aan een beroep op het zero-tolerancebeleid, met als gevolg dat er minder snel sprake is van een gerechtvaardigd ontslag op staande voet.
Let op, een zerotolerancebeleid kan een (grote) bijdrage leveren aan een rechtsgeldig ontslag op staande voet bij eenmalig misbruik. Voorop staat echter wel dat de werkgever altijd rekening moet houden met alle omstandigheden van het geval, waaronder de persoonlijke omstandigheden van de werknemer.
Een goed voorbeeld waarin dit naar voren kwam, is een uitspraak van de Rechtbank Rotterdam. In deze zaak had de echtgenote van een werknemer voor een bedrag van € 50,21 getankt met de zakelijke tankpas van de werknemer. Hoewel het slechts ging om één tankbeurt van beperkte waarde, oordeelde de kantonrechter dat sprake was van een dringende reden voor ontslag op staande voet. Van belang was dat de werknemer zijn echtgenote zonder toestemming van de werkgever gebruik had laten maken van de tankpas, terwijl een strikt beleid gold dat privégebruik uitdrukkelijk verbood. De werknemer had expliciet ingestemd met het strikte verbod op privégebruik van de tankpas, waarbij geen verdere persoonlijke omstandigheden aan ontslag in de weg stonden. Onder deze omstandigheden kwalificeerde de kantonrechter het handelen als diefstal van bedrijfseigendommen, waardoor het vertrouwen van de werkgever onherstelbaar was geschaad.
Structureel misbruik, maar niet bewust door gebreken in het beleid
Het kan ook voorkomen dat sprake is van structureel misbruik, terwijl de werknemer niet wist of redelijkerwijs behoorde te weten dat dit gedrag in strijd was met de geldende regels. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer een duidelijk beleid ontbreekt, het beleid niet duidelijk is gecommuniceerd of overtredingen in het verleden zijn gedoogd. Naast het bestaan van beleid worden daarom ook hoge eisen gesteld aan de kenbaarheid en consequente toepassing daarvan. Zelfs wanneer een werknemer gedurende langere tijd de zakelijke tankpas voor privédoeleinden gebruikt, zal een ontslag op staande voet onder die omstandigheden dus niet altijd stand houden.
Het belang van een kenbaar en consequent gehandhaafd beleid blijkt ook uit een uitspraak van de Rechtbank Noord-Holland. In die zaak had een werknemer de voor woon-werkverkeer bestemde tankpas tijdens een periode van ziekte meerdere keren gebruikt voor privéritten. De rechtbank overwoog dat privégebruik van de zakelijke tankpas kennelijk was toegestaan door de werkgever. Die conclusie trok de rechtbank omdat de werkgever eerder nooit tegen het privégebruik van de tankpas had geprotesteerd. Ondanks het bestaan van een tankpasbeleid gaf het uitblijven van waarschuwingen of instructies voor de rechtbank de doorslag om te oordelen dat het de werknemer onvoldoende duidelijk was gemaakt dat privégebruik niet was toegestaan, waardoor een dringende reden ontbrak.
Conclusie en praktische aandachtspunten voor werkgevers
Hoewel een rechter steeds alle omstandigheden van het geval meeweegt, geldt dat het ontbreken van duidelijke afspraken, het niet actief toepassen van beleid of het eerder stilzwijgend toestaan van privégebruik ertoe kan leiden dat een rechter een minder verstrekkende sanctie, zoals een waarschuwing, passender acht. Alleen wanneer vaststaat dat de werknemer bewust heeft gehandeld in strijd met duidelijke, kenbare en consequent gehandhaafde regels, kan het vertrouwen zodanig zijn geschaad dat een onmiddellijke beëindiging van het dienstverband gerechtvaardigd is. De les voor werkgevers is daarmee helder: zorg voor een duidelijk beleid, communiceer dit actief en handhaaf het consequent.
