/
U bent een Nederlandse werkgever en heeft een zieke of arbeidsongeschikte werknemer in Duitsland. Kent uw HR-afdeling de verschillen tussen een ziekmelding en re-integratietraject in Nederland en Duitsland? Onze Nederlandstalige advocaten voor Duits arbeidsrecht geven u hierbij een overzicht en stappenplan voor een Duits ziektedossier.
Mocht u advies nodig hebben over loondoorbetaling, re-integratie, ontslag bij ziekte en andere arbeidsrechtelijke vraagstellingen, staan we u uiteraard graag bij.
Deze pagina geeft u als werkgever van personeel in Duitsland een praktisch overzicht wat u direct na de ziekmelding moet organiseren, hoe u loondoorbetaling en eventuele uitkeringen goed inricht, hoe u contact en werkhervatting vormgeeft en wanneer het dossier juridisch gevoelig wordt.
Bij een ziekmelding in Duitsland is het belangrijk dat HR het dossier vanaf dag één strak opbouwt. De stappen:
Aan het eind van deze eerste stap heeft HR een basisdossier waarin duidelijk is: wie, sinds wanneer ziek, wat is afgesproken en welke eerdere uitval er was.
In Duitsland staat niet de “ziekmelding” zelf centraal, maar de arbeidsongeschiktheid: de werknemer kan zijn normale werk niet doen.
In het volgende geven wij een overzicht over het proces van de ziekmelding, het bewijs van arbeidsongeschiktheid en de eAU (= elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung; in het Nederlands: elektronisch bewijs van arbeidsongeschiktheid).
Als werkgever mag u verwachten dat de werknemer:
HR moet zorgen dat dit proces helder in het Duitse personeelshandboek staat.
Bij een Duits ziektedossier heeft u bewijs nodig. Vroeger leverde de werknemer standaard een papieren doktersverklaring (Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) in. Inmiddels stuurt de arts in veel gevallen de gegevens elektronisch naar de Krankenkasse. Dit is de eAU. Als werkgever vraagt u de gegevens bij de Krankenkasse op en ziet dat de werknemer arbeidsongeschikt is en voor welke periode.
Praktische consequenties:
In Duitsland heeft een zieke werknemer onder voorwaarden recht op loondoorbetaling (Entgeltfortzahlung). Belangrijke punten voor HR en payroll zijn hierbij:
U betaalt als werkgever gedurende een wettelijk begrensde periode per ziektegeval het loon door. In de praktijk gaat het om tot zes weken per ziektegeval. De precieze invulling hangt af van wet, contract en cao.
Voor payroll betekent dit: per werknemer exact bijhouden welke dagen als loondoorbetaling zijn geboekt en bij welk ziektegeval die horen.
Bij herhaalde ziekte in 12 maanden moet u extra goed opletten:
HR en payroll moeten samen een helder overzicht maken. Anders loopt u het risico óf te lang loon door te betalen, óf te vroeg te stoppen. Bij twijfel is dit een typisch punt om een rechtelijke check te laten doen door een advocaat voor Duits arbeidsrecht op het schema met ziekteperioden.
Als uw loondoorbetaling afloopt en de werknemer bij een Duitse wettelijke Krankenkasse verzekerd is, kan de werknemer Krankengeld krijgen. Belangrijk voor de werkgever:
U hoeft de precieze regels en bedragen van Krankengeld niet allemaal te kennen. Wel moet u weten op welk moment uw verantwoordelijkheid verandert en dat de Krankenkasse vanaf dat moment de verdere arbeidsongeschiktheid en eventuele uitkeringen beoordeelt.
Goede re-integratie begint met goed contact, ook in Duitsland. Tegelijk moet u rekening houden met privacy.
U mag de werknemer vragen:
Deze informatie heeft u nodig om vervanging te regelen, projecten te plannen en re-integratievoorstellen te maken.
Vermijd vragen naar:
Praktisch: spreek af dat één vaste contactpersoon (leidinggevende of HR) regelmatig contact houdt. Hoe vaak en in welke vorm hangt af van de duur en ernst van de ziekte en van de afspraken met de werknemer; het belangrijkste is dat het contact voorspelbaar en zorgvuldig wordt georganiseerd.
Bij langdurige of herhaalde ziekte krijgt u in Duitsland te maken met bedrijfsintern re-integratiemanagement (Betriebliches Eingliederungsmanagement of BEM).
BEM is een gestructureerd re-integratieproces waarbij u onderzoekt hoe de werknemer duurzaam terug kan keren in het werk, welke aanpassingen in functie, werkplek of werktijd daarvoor nodig zijn en welke ondersteuning (bijvoorbeeld arbeidsmiddelen, herverdeling van taken) u kunt bieden.
Het doel staat voorop: behoud van de arbeidsplaats en duurzame werkhervatting.
BEM komt in beeld als een werknemer in Duitsland binnen 12 maanden gedurende een bepaalde, wettelijk vastgelegde periode arbeidsongeschikt is geweest. Daarbij tellen zowel lange als meerdere kortere ziekteperioden mee.
In de praktijk betekent dit: zodra u ziet dat een werknemer in een jaar meerdere keren of langdurig uitvalt, moet HR tijdig nagaan of de BEM-drempel is bereikt en of u BEM moet aanbieden.
HR kan BEM praktisch organiseren door:
Voor u als werkgever is BEM in de eerste plaats een middel om een realistische oplossing te vinden en de arbeidsplaats te behouden. Dat u daarmee ook laat zien welke inspanningen zijn geleverd, is een belangrijk, maar volgend effect.
Wanneer duidelijk wordt dat de werknemer (weer deels) inzetbaar is, komt aangepast werk of terugkeer naar het werk in beeld.
HR en leidinggevenden kijken samen met de werknemer naar welke taken tijdelijk vervallen of worden vereenvoudigd; welke werkzaamheden lichter zijn of minder reizen vragen en of tijdelijk minder uren of andere werktijden nodig zijn.
Belangrijk is dat u concrete afspraken op papier zet. Idealiter spreekt u een startdatum, evaluatiemomenten en een einddoel af en maakt duidelijk wie intern verantwoordelijk is voor begeleiding.
Bij langdurige ziekte kan een stapsgewijze werkhervatting worden afgesproken. Eerst begint de werknemer met beperkte uren en taken. Daarna worden de uren en belasting in stappen opgevoerd en er is afstemming met de arts en eventueel de Krankenkasse over het schema.
Voor de werkgever betekent dit: u stemt uren, taken en loon/uitkering goed af en legt alles schriftelijk vast. Dit voorkomt misverstanden over of iemand volledig terug is of nog in een opbouwfase zit.
| Vraag | Duitsland | Nederland | Actie voor de werkgever |
|---|---|---|---|
| Loondoorbetaling | Loondoorbetaling via Entgeltfortzahlung: beperkte periode per ziektegeval, meestal maximaal 6 weken. Daarna neemt de Krankenkasse het over en betaalt Krankengeld. | Loondoorbetaling meestal gedurende maximaal 104 weken. | Laat payroll per werknemer vastleggen wanneer loondoorbetaling begint en eindigt en hoe herhaalde periodes meetellen |
| Ziekmelding | Ziekmelding van werknemers in Duitsland volgt Duitse interne regels; eAU en Krankenkasse spelen een rol bij het bewijs van arbeidsongeschiktheid. | Ziekmelding via Nederlands verzuimprotocol met vaste rol voor bedrijfsarts/arbodienst. | Scheid duidelijk welke verzuimregels gelden voor werknemers in Duitsland en in Nederland. |
| Doktersverklaring | Volgens de wet moet de werknemer uiterlijk op de vierde ziektedag een doktersverklaring overleggen. Afwijkingen in de arbeidsovereenkomst zijn mogelijk, bijvoorbeeld vanaf de eerste ziektedag. | De werkgever mag geen doktersverklaring vragen. | Zorg dat je in de Duitse arbeidsovereenkomst regelt wanneer de doktersverklaring moet worden overhandigd. |
| Re-integratie | BEM en andere maatregelen; geen identieke Nederlandse poortwachterroute, meer nadruk op individueel traject. | Wet verbetering poortwachter met vaste stappen en termijnen. | Ontwikkel een aparte re-integratieaanpak voor werknemers in Duitsland, met duidelijke BEM-check. |
| Medische begeleiding | Arts en Krankenkasse zijn sleutelspelers bij eAU en Krankengeld; bedrijfsarts kan betrokken zijn, maar minder uniform. | Elke werkgever is verplicht om een bedrijfsarts te hebben. Bedrijfsarts/arbodienst heeft een centrale rol. | Leg vast wie in Duitsland medische informatie mag ontvangen en hoe privacy wordt geborgd. |
| Ontslag bij ziekte | Ontslag tijdens of wegens ziekte is mogelijk, maar wordt streng getoetst (prognose, bedrijfsbelang, re-integratie). | Opzegverbod bij ziekte geldt bij ontslag om bedrijfseconomische redenen. Een ontbindingsprocedure kan ondanks ziekte gestart worden, maar de ontbinding mag geen verband houden met de ziekte. Pas na 104 weken mag de werkgever een ontslagvergunning wegens langdurige ziekte opvragen. | Ga in Duitsland pas richting ontslag als u een duidelijk overzicht heeft van re-integratie-inspanningen, BEM en de medische prognose. |
Tip: Als werkgever kunt u sommige problemen voorkomen door een heldere arbeidsovereenkomst en kennis van het Duitse ontslagrecht. Lees verder over de arbeidsovereenkomst in Duitsland en over de beëindiging dienstverband met een werknemer in Duitsland.
Uit de praktijk weten wij als advocaten voor Duits arbeidsrecht dat een ziektedossier in Duitsland vaak ongeveer zo verloopt:
ziekmelding → bewijs/eAU → loondoorbetaling en payrollcontrole → contactmomenten → BEM-beoordeling → aangepast werk of stapsgewijze werkhervatting → beoordeling langdurige ziekte en mogelijke beëindiging
Niet elk dossier volgt deze lijn precies, maar voor HR is het een handig kader: In het begin draait alles om meldingen en bewijs. Daarna gaat de aandacht naar loondoorbetaling en planning. Bij langere of herhaalde uitval staat BEM en re-integratie centraal. En pas als werkhervatting niet haalbaar blijkt, komt de vraag op of het dienstverband nog houdbaar is.
Een Duits ziektedossier is extra gevoelig wanneer bijvoorbeeld:
In zulke situaties is het verstandig om eerst het dossier te ordenen: alle ziekmeldingen, bewijsstukken, contactmomenten en re-integratievoorstellen op een rij. Op basis daarvan kan worden beoordeeld of u nog vervolgstappen zelf kunt zetten of dat Duitse juridische begeleiding nodig is.
U weet nu al dat u juridisch advies nodig hebt voor uw dossier? Neem dan gerust contact op met onze advocaat voor Duits arbeidsrecht, Dr. Wiebke Bonnet-Vogler. Stuur een e-mail naar [email protected] of bel het nummer 020 – 574 74 74.
Sommige dossiers vragen een extra laag.
Bij een mogelijke handicap kunnen aanvullende beschermingsregels gelden en kan een vertegenwoordiging voor zwaar gehandicapte werknemers moeten worden betrokken.
Voor Geschäftsführer en senior managers gelden vaak andere contractuele en wettelijke regels dan voor gewone werknemers; hun ziekte- en ontslagdossier moet apart worden beoordeeld.
Een beëindigingsovereenkomst na langdurige ziekte kan praktisch lijken, maar kan gevolgen hebben voor uitkeringen en de bewijspositie. Dit vraagt bijna altijd om specifieke beoordeling.
Voor de meeste lezers is hier vooral belangrijk: herkent u een van deze situaties, dan is het geen standaarddossier en is een aparte juridische blik nodig.
Een Nederlandse onderneming heeft een accountmanager in Duitsland. In één jaar meldt hij zich drie keer ziek: vier weken, twee weken en daarna opnieuw langdurig.
Hoe HR dit aanpakt:
In het BEM-gesprek worden onder meer besproken:
Samen wordt een plan gemaakt, met duidelijke evaluatiemomenten.
Praktische winst voor de werkgever:
Neem contact op met de Duitse afdeling
Wilt u advies over een arbeidsongeschiktheid, re-integratietraject of het ontslag van een werknemer in Duitsland? Neem dan gerust contact met ons op via onderstaand formulier of rechtstreeks met onze partner en Duitse advocaat Dr. Wiebke Bonnet-Vogler.
Datum van publicatie: 09.09.2026, auteur: Dr. Wiebke Bonnet-Vogler, Duitse advocaat (Rechtsanwältin)
The employee must report their inability to work as soon as possible, usually before the shift, via the route agreed upon in Germany (for example by telephone or e-mail), and indicate how long the absence is expected to last.
In many cases, the incapacity for work is reported to the Krankenkasse by the doctor via the electronic eAU. A paper statement may still be required, depending on the insurer and agreements; HR must verify this per employee and contract.
The eAU is the electronic reporting route for incapacity for work in Germany. The doctor sends data to the Krankenkasse, and you, as the employer, retrieve it from there. You see that the employee is incapacitated for work and for what period, but not the diagnosis.
As an employer, you continue to pay wages for a limited period per illness in the event of valid incapacity for work. The exact duration for which you must continue payment depends on the statutory regulations, previous periods of illness, and any collective labor agreement or contractual arrangements. In the case of repeated or consecutive illnesses, it must be carefully assessed whether it constitutes the same illness.
If your period of continued salary payment has ended and the employee is still incapacitated for work, he may be entitled to sickness benefit if he is insured with a statutory health insurance fund (Krankenkasse). The health insurance fund will inform you about the exact conditions and duration.
BEM is a structured reintegration program in Germany designed to enable employees with long-term or repeated illnesses to return to work on a sustainable basis. You are required to offer BEM if an employee has been incapacitated for work for a statutory period within 12 months; repeated absence within a single year is always a signal to have BEM assessed.
Yes. You must offer the BEM program, but participation is voluntary. Always carefully document the invitation and the employee's response in the file.
In Germany, dismissal during illness is not automatically prohibited. The question is whether the grounds for dismissal (e.g., illness, economic reasons, or conduct) meet the strict conditions, in which reintegration efforts and any potential BEM process carry significant weight.
Only when it is clear that recovery or sustainable employability is unlikely, business operations are structurally burdened, and reasonable reintegration measures and BEM offer no solution, does dismissal due to illness come into play as an option, and even then under strict conditions.
For Dutch employees, Dutch absenteeism rules and two years of sick leave apply; for employees in Germany, German rules regarding reporting sick, Entgeltfortzahlung, Krankengeld, and BEM apply. Therefore, you need a different absenteeism and reintegration strategy for each country, with its own processes for HR and payroll.
Do you have a question or would you like more information? Our specialists respond quickly and are always available.
