fallback-bg-light

E-mail en internetgebruik op de werkvloer

16 mei 2017
/  Amerins Koekkoek

E-mail en internetgebruik op de werkvloer

Privacy is een “hot issue”. Er is veel aandacht voor mede door de Algemene verordening gegevensbescherming die op 25 mei 2018 in werking treedt en de nodige veranderingen met zich meebrengt.

Werknemers hebben ook op de werkvloer recht op privacy. Dit betekent dat een werkgever een beperkt aantal privé contacten zal moeten toestaan, tenzij dat concrete nadelige gevolgen heeft voor het werk. Wat betekent dat nu voor bijvoorbeeld e-mail en internetgebruik tijdens werktijd?

Een werkgever mag voorwaarden stellen aan het gebruik van e-mail en internet op het werk en/of bepaalde soorten van gebruik verbieden. Vervolgens mag een werkgever hier controle op uitoefenen. Hij moet hierbij rekening houden met het recht van werknemers op vertrouwelijke communicatie. Een werkgever moet bij controle op het gebruik van e-mail en internet voldoen aan de regels van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp). Dit betekent dat hij eerst moet vaststellen wat het doel is van de gegevensverwerking. Dit kan bijvoorbeeld het beschermen van bedrijfsgeheimen, systeembeveiliging of het achterhalen van fraude zijn. De controle mag niet verder gaan dan voor dat doel nodig is. De werkgever moet ook een gerechtvaardigd belang hebben bij de controle dat zwaarder weegt dan het belang van de werknemer op bescherming van zijn privacy. Van belang is verder dat de inbreuk die wordt gemaakt op de privacy van de werknemer niet onevenredig is in verhouding tot het doel van de werkgever met de controle en dat er geen andere – minder belastende – manieren zijn om dit doel te bereiken. Daarnaast moeten werknemers zijn geïnformeerd over het e-mail en internetbeleid, zodat ze weten wat wel en niet mag, dat er controles kunnen plaatsvinden en welke sancties er staan op overtreding van de regels. Heeft de werkgever een ondernemingsraad, dan dient deze ten aanzien van het internet- en e-mailbeleid om instemming te worden gevraagd.

Als een werkgever “heimelijk” het e-mail en internetgebruik wil controleren bijvoorbeeld omdat hij vermoedt dat de werknemer dingen doet die echt niet door de beugel kunnen, dan kan dat alleen in uitzonderlijke gevallen. Een werkgever moet eerst proberen op een andere – minder belastende – de waarheid te achterhalen. Lukt dat niet en is er een redelijke verdenking tegen de werknemer, dan mag een werkgever onder omstandigheden in de mailbox van de werknemer kijken.

Over ruim een jaar treedt de Europese privacy verordening dus in werking. Heeft dit gevolgen voor bovenstaande? Hoewel de Wbp komt te vervallen, is het uitgangspunt dat de regels met betrekking tot onderwerpen als het onderhavige niet al te zeer zullen veranderen. Wat wel verandert zijn de – door de Autoriteit Persoonsgegevens op te leggen – sancties. Werkgevers die de verordening overtreden kunnen worden geconfronteerd met fors hogere boetes, oplopend tot 20 miljoen euro of 4% van de wereldwijde jaaromzet. Verder is de verwachting gerechtvaardigd dat door de enorme focus die er is op privacy, rechters kritischer zullen kijken of de regels worden nageleefd en minder praktisch zullen omspringen met een eventuele schending van deze regels.

Voor meer informatie over privacy op de werkvloer neemt u contact op met Amerins Koekkoek, advocaat arbeidsrecht bij Van Diepen Van der Kroef Advocaten Utrecht.

16-05-2017

Privacyrecht
Amerins
Koekkoek
Arbeidsrecht
Utrecht

Vestigingen