Sinds het intreden van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), kunnen werkgevers er niet meer omheen: de privacy van de werknemer wordt steeds belangrijker. Dit begint al bij het sollicitatieproces, wanneer een sollicitant gescreend wordt. Eén van de manieren van screening is het (laten) aanvragen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) voor de werknemer. De werkgever moet hierbij in lijn met de AVG handelen, omdat er een verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt. In deze blog zal ik bespreken waar een werkgever rekening mee moet houden op het moment dat er een VOG nodig is voor de functie.
Vereisten voor de verwerking van persoonsgegevens
Veel werkgevers screenen sollicitanten in meer of mindere mate om te weten of iemand een geschikte kandidaat is. Een instrument dat hierbij ingezet kan worden, is het aanvragen van een VOG. Een VOG is een verklaring waaruit blijkt dat iemands gedrag in het verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van een specifieke (toekomstige) functie. Een screening kan zeer ingrijpend zijn voor de privacy van de sollicitant of werknemer en daarom is er een aantal regels waar de werkgever zich op grond van de AVG aan moet houden.[1]
Wettelijk kader
Om persoonsgegevens te mogen verwerken is er een grondslag vereist. Op grond van artikel 6 van de AVG zijn er zes grondslagen mogelijk: toestemming, uitvoeren overeenkomst, wettelijke verplichting, beschermen vitale belangen, algemeen belang of openbaar gezag en gerechtvaardigd belang. Vanwege de relevantie in de praktijk beperk ik mij tot de volgende drie grondslagen: toestemming van de sollicitant, wettelijke plicht en gerechtvaardigd belang.
Toestemming van de sollicitant of werknemer lijkt misschien de meest voor de hand liggende grondslag, maar is dat niet. In de praktijk is toestemming namelijk geen geldige grondslag voor screening nu de AVG vereist dat toestemming in vrijheid moet zijn gegeven. Sollicitanten of werknemers staan in een afhankelijke positie ten opzichte van de (potentiële) werkgever. Hierdoor kunnen zij druk ervaren om toestemming te geven en dus kan er niet gesproken worden van in vrijheid gegeven toestemming.
De tweede grondslag die zou kunnen worden gebruikt, is de wettelijke plicht. Bij sommige beroepen of functies is het wettelijk verplicht dat iemand een VOG bezit. Dit is het geval bij beroepen waarin iemand:
- werkt met vertrouwelijke gegevens, bijvoorbeeld een advocaat of arts;
- werkt met kwetsbare mensen, bijvoorbeeld medewerkers in de gezondheidszorg;
- werkt met gegevens over iemands geld of spullen die veel waard zijn, bijvoorbeeld een accountant of hypotheekadviseur.
Indien er geen wettelijke verplichting is van een VOG, is het mogelijk dat de werkgever zelf een VOG van de werknemer verlangt. Hiervoor is echter wel een gerechtvaardigd belang vereist. Dit zou er dan in zijn gelegen dat een werkgever erop moet kunnen vertrouwen dat werknemers integer en betrouwbaar zijn.[1] Er is echter geen algemeen gerechtvaardigd belang. Afhankelijk van de functie en de werkgever kan dit gerechtvaardigd belang er echter wel zijn. Screening kan noodzakelijk zijn om het gerechtvaardigde belang te beschermen, indien de werkgever haar doel niet met een ander, minder ingrijpend middel kan bereiken.
[1] ‘Voorwaarden voor screening’, autoriteitpersoonsgegevens.nl (laatst geraadpleegd 8 april 2024).
Informatieplicht
Indien een werkgever een screening verlangt en daar een grondslag voor heeft, is hij op grond van artikel 12 AVG verplicht dit voorafgaand aan de screening aan de werknemer te laten weten. De communicatie over de verwerking van de persoonsgegevens moet begrijpelijk en duidelijk zijn. Bij verwerking van persoonsgegevens verstrekt de werkgever de sollicitant de informatie vereist in artikel 13 en 14 AVG.
Overige voorwaarden
Naast de grondslag en de informatieplicht is er nog een aantal voorwaarden waarmee rekening gehouden moet worden: (i) gegevens die uit de screening zijn verkregen mogen niet voor een ander doel worden gebruikt, (ii) de gegevens mogen niet langer dan noodzakelijk worden bewaard, (iii) de gegevens uit de screening zijn toereikend, (iv) er worden niet meer gegevens verzameld dan nodig en (v) er wordt verwacht dat de werkgever de gegevens goed beveiligt.[3]
Recht van bezwaar van de werknemer
In het geval dat de grondslag voor persoonsgegevensverwerking ‘gerechtvaardigd belang’ is, heeft de werknemer te allen tijde het recht hier bezwaar tegen te maken op grond van artikel 21 lid 1 AVG. De redenen van het bezwaar moeten verband houden met de specifieke situatie van de werknemer. Indien de werknemer bezwaar maakt, moet de werkgever de persoonsgegevensverwerking staken, tenzij hij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aanvoert die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de werknemer of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
Conclusie
Het aanvragen van een VOG kan een belangrijke stap zijn, maar het is ook een proces dat moet voldoen aan de strenge eisen van de AVG. Werkgevers moeten niet alleen de juiste grondslag kiezen en transparant communiceren met (potentiële) werknemers, maar ook zorgen voor de veiligheid van de persoonsgegevens die tijdens de screening worden verwerkt. Door deze stappen te volgen, voldoen werkgevers niet alleen aan de wettelijke vereisten, maar beschermen zij ook de privacy van (potentiële) werknemers in het VOG-screeningsproces.
Heeft u vragen over het aanvragen van een VOG of hulp nodig bij het voldoen aan de privacyvereisten? Neem dan contact op met Fatma Pamuk, juridisch medewerker bij Van Diepen Van der Kroef Advocaten in Utrecht, via [email protected] of via 030 – 236 46 00.
#verklaringomtrentgedrag #privacywerknemer #VOGinarbeidsverhoudingen
[1] ‘Waarom en wanneer moet u screenen?’, justis.nl (laatst geraadpleegd 8 april 2024).
[2] ‘Voorwaarden voor screening’, autoriteitpersoonsgegevens.nl (laatst geraadpleegd 8 april 2024).
[3] ‘Voorwaarden voor screening’, autoriteitpersoonsgegevens.nl (laatst geraadpleegd 8 april 2024).
